Politique de confidentialité 

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Dernière mise à jour : novembre 2025

 

Préambule

Fabienne Lavoie, psychoéducatrice et psychothérapeute (ci-après « la professionnelle »), accorde une grande importance à la confidentialité et à la sécurité des renseignements personnels confiés par sa clientèle.

 

La présente politique vise à informer les personnes qui consultent son site web ou qui reçoivent ses services de la manière dont leurs renseignements personnels sont recueillis, utilisés, conservés, communiqués et protégés, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA), ainsi qu’aux normes déontologiques des ordres professionnels applicables.

 

Responsable de la protection des renseignements personnels

La responsable de la protection des renseignements personnels est :

Fabienne Lavoie, psychoéducatrice et psychothérapeute

Adresse professionnelle : 589 Avenue Notre-Dame, Saint-Lambert (QC), J4P 2K8

Courriel : fabienne.psychotherapie@outlook.com

Téléphone : 262-383-2100

Toute demande d’accès, de rectification ou de retrait de consentement peut être transmise par courriel ou être adressée lors des rencontres.

 

Inventaire des renseignements recueillis

La professionnelle recueille uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de ses services professionnels. Les renseignements personnels collectés peuvent inclure :

- Les coordonnées de la clientèle

Ex : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale ;

- Informations administratives

Ex : données de facturation, reçus, informations pour la prise de rendez-vous, informations sur les assurances, au besoin ;

- Renseignements cliniques

Ex : motif de consultation, antécédents pertinents, description sommaire des services rendus et leur date, impressions cliniques, évaluation psychoéducative, recommandations, notes sur l’évolution du traitement psychothérapeutique, observations, plans d’intervention

- Données techniques ;

Ex : adresse IP, préférences de navigation, témoins de connexion (cookies) lorsque la personne visite le site web.

 

Moyens de collecte

Les renseignements personnels peuvent être recueillis par les moyens suivants :

- Lors de la création d’un dossier dans Medexa, logiciel conforme aux normes HIPAA et PIPEDA ;

- Lors des communications par courriel via Outlook ;

- Par téléphone ou lors des échanges en personne ;

- Lors de la planification, de la tenue ou du suivi d’un rendez-vous en présentiel ou en téléconsultation ;

- Par formulaire PDF ou par Medexa : avant la première rencontre, le client est invité à remplir un formulaire de demande de services en format PDF ou par Medexa. Ce document contient des renseignements nominatifs et cliniques de base (p. ex. : coordonnées, motif de consultation, antécédents pertinents). Ce formulaire est transmis par la clientèle à la professionnelle par voie électronique (courriel Outlook) ou en personne. Si les formulaires sont complétés par PDF, ils sont enregistrés de façon temporaire dans un dossier sécurisé protégé par mot de passe, puis intégrés dans le dossier clinique de la personne dans le logiciel Medexa et la copie courriel est supprimée dès que possible. Les formulaires papier, le cas échéant, sont conservés dans un classeur verrouillé et détruits de façon sécuritaire une fois leur contenu transféré au dossier électronique ;

- Lorsqu’un visiteur interagit avec le site web hébergé sur Wix, qui utilise des cookies.

 

Transmission de renseignements personnels par courriel

Il est possible que certaines personnes transmettent volontairement des renseignements personnels par courriel, par exemple en joignant un formulaire de demande de services ou en décrivant leur situation.

Bien que la professionnelle s’assure d’utiliser des outils de communication sécuritaires pour la tenue de dossiers et les échanges cliniques (notamment la plateforme Medexa), il est important de souligner que les services de messagerie utilisés (Outlook, Wix) ne sont pas conçus pour la transmission de renseignements personnels de nature sensible et ne garantissent pas la confidentialité absolue des données envoyées par courriel. De plus, les données transitant via Outlook ou hébergées sur Wix sont traitées sur des serveurs situés hors du Québec, et la confidentialité absolue ne peut être garantie pour ces services

 

Les personnes qui choisissent de communiquer ou de transmettre des documents par courriel acceptent donc les risques inhérents à ce mode de communication.

Lorsqu’un tel courriel est reçu, la professionnelle s’assure de transférer rapidement le document dans le dossier sécurisé du client sur Medexa et de supprimer la copie du courriel dès que possible afin de minimiser les risques d’accès non autorisé.

 

Télémédecine et sécurité des communications

La professionnelle offre la possibilité de rencontres à distance (télémédecine) par l’intermédiaire de la plateforme sécurisée Medexa, conforme aux normes de sécurité de la PIPEDA. Ces rencontres sont protégées par un chiffrement de bout en bout et aucun enregistrement audio ou vidéo n’est conservé par la professionnelle ou par Medexa. La clientèle est toutefois invitée à s’assurer que son propre environnement (connexion Internet, appareil, lieu) offre un niveau de confidentialité adéquat lors des rencontres à distance.

 

Finalité de la collecte

Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés exclusivement aux fins suivantes :

- Fournir des services de psychothérapie ;

- Assurer le suivi clinique et administratif ;

- Communiquer avec la clientèle (prise de rendez-vous, rappels, informations pertinentes) ;

- Produire les reçus et documents administratifs exigés ;

- Référer, au besoin, vers d’autres services professionnels. Le consentement du client est préalablement nécessaire ;

- Respecter les obligations légales et déontologiques applicables.

 

Consentement

Le consentement de la personne concernée est obtenu avant la collecte, l’utilisation ou la communication de tout renseignement personnel. Ce consentement peut être donné verbalement ou par écrit.

La personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales et déontologiques de conservation des dossiers. Ce retrait pourrait toutefois limiter la capacité de la professionnelle à offrir ses services.

 

Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés dans un environnement sécurisé :

- Les dossiers électroniques sont enregistrés dans Medexa, un système conforme aux normes de sécurité HIPAA et PIPEDA ;

- Les communications électroniques s’effectuent via Outlook, hébergé sur des serveurs sécurisés ;

- Les appareils utilisés (ordinateur, téléphone) sont protégés par mots de passe, pare-feu et autres mesures de sécurité ;

- Les documents papier, lorsqu’ils existent, sont entreposés dans un classeur verrouillé, accessible uniquement à la professionnelle.

Les dossiers sont conservés pour la durée prescrite par les ordres professionnels (OPPQ et OPQ), soit cinq ans après la dernière intervention, puis détruits de manière sécuritaire.

 

Mesures de sécurité

La professionnelle applique des mesures physiques, technologiques et administratives pour protéger les renseignements personnels contre toute perte, vol, consultation non autorisée, communication, reproduction ou modification.

Ces mesures comprennent notamment :

- la gestion sécurisée des accès aux appareils et aux logiciels ;

- le chiffrement des plateformes utilisées ;

- l’utilisation de mots de passe robustes et uniques ;

- la vérification régulière des mises à jour de sécurité.

En cas d’incident de confidentialité, les procédures prévues par la Loi 25 seront suivies, incluant l’évaluation du risque et, au besoin, la communication à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées.

 

Communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne sont communiqués à aucun tiers sans le consentement du client, sauf dans les cas prévus par la loi, notamment :

- lorsqu’il existe un risque imminent pour la sécurité du client ou pour autrui ;

- lorsque la loi, un mandat ou une ordonnance du tribunal l’exige ;

- lors de supervision clinique, si applicable, sous une forme anonymisée.

Lorsque le partage de renseignements personnels avec un tiers est requis, que ce soit pour une référence vers un.e autre professionnel.le ou vers les services externes (CIUSSS, organismes communautaires), un formulaire d’autorisation à communiquer des renseignements sera complété et signé par le client.

Ce formulaire précise notamment :

- La date à laquelle le consentement est donné ;

- La date de naissance, le nom, le prénom et la signature du client ;

- La nature des renseignements qui seront communiqués ;

- Qui communiquera ces données ;

- À qui les informations seront transmises ;

- La période pendant laquelle l’autorisation est valide.

 

Utilisation des témoins (cookies)

Le site web hébergé sur Wix utilise des cookies afin de :

- faciliter la navigation et améliorer l’expérience utilisateur ;

- recueillir des données statistiques anonymes sur la fréquentation du site ;

- assurer certaines fonctionnalités techniques (ex. : sécurité, affichage).

Les cookiesne permettent pas d’identifier personnellement les visiteurs.

Les utilisateurs peuvent configurer leur navigateur pour refuser ou supprimer les cookies, mais certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées.

 

Droits des personnes concernées

Conformément à la Loi 25 et à la PIPEDA, toute personne dont des renseignements personnels sont détenus par la professionnelle dispose des droits suivants :

- droit d’accès à ses renseignements personnels ;

- droit de rectification en cas d’erreur ou d’information incomplète ;

- droit de retrait du consentement (dans la mesure permise par la loi) ;

- droit à la portabilité des données, lorsque applicable.

Toute demande d’accès, de rectification ou de retrait doit être formulée par écrit à : fabienne.psychotherapie@outlook.com. Toute demande sera traitée dans un délai raisonnable conformément aux obligations légales.

 

Bris de confidentialité – Démarche en cas d’incident :

Si la professionnelle est témoin d’un bris :

1. Évaluer l’incident

2. Corriger la situation

3. Informer les personnes concernées

4. Documenter l’incident

5. Prévenir la récidive

 

Si un client ou une tierce personne est témoin d’un bris :

1. Aviser la professionnelle

2. Évaluation rapide par la professionnelle

3. Mesures correctives effectuées par la professionnelle

4. Documentation de l’incident par la professionnelle

5. Prévention future.

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Dans tous les cas, la professionnelle s’engage à évaluer et corriger tout incident dans les 48 heures suivant sa prise de connaissance.

 

Mise à jour de la politique

La professionnelle se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps afin de se conformer aux changements législatifs ou technologiques, ou pour mieux refléter ses pratiques.

La version la plus récente sera toujours disponible sur le site web.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début du document.

 

Coordonnées

Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels, à la présente politique ou à l’exercice de vos droits, veuillez communiquer avec :

Fabienne Lavoie, psychoéducatrice et psychothérapeute

Adresse professionnelle : 589 Avenue Notre-Dame, Saint-Lambert (QC), J4P 2K8

Courriel : fabienne.psychotherapie@outlook.com

Téléphone : 263-383-2100